Bli kjent med Columbi Forvaltning

July 7, 2022

Bli kjent med Columbi Forvaltning

Columbi Forvaltning jobber for å sikre og skape merverdi for eiendomsbesittere. Indeksregulering, justeringsregler, avregning av felleskostnader og MVA-erklæring er avgjørende for din avkastning som utleier. Vi i Columbi Forvaltning har over 25 års erfaring med kontraktsforvaltning. Vi kjenner lovverket og kan hjelpe deg å øke din lønnsomhet.

Indeksregulering husleie – kan utgjøre store beløp for utleier

 Indeksregulering, justeringsregler, avregning av felleskostnader og MVA-erklæring er avgjørende for din avkastning som utleier. Vi i Columbi Forvaltning har over 25 års erfaring med kontraktsforvaltning. Vi kjenner lovverket og kan hjelpe deg å øke din lønnsomhet.

 Av: Chili media

 

Columbi Forvaltning jobber for å sikre og skape merverdi for eiendomseiere.

 –Vår oppgave som kontraktsforvaltere er å sørge for at alle forpliktelser til leietaker i leiekontrakten blir fulgt opp. I større leiekontrakter kan unøyaktighet eller dårlig oppfølging dreie seg om betydelige tapte beløp for utleier, sier Kristin Berg, kontraktsforvalter i Columbi Forvaltning AS.

 Columbi Forvaltning sine oppdragsgivere er eiendomsbesittere av ulik art – kjøpesentre, næringseiendom, bygårder/leiligheter, kontorlokaler og logistikkeiendom. Små eller store.

 –Som et frittstående forvaltningsselskap er vi ikke bundet til én stor eiendomsaktør. For oss er hver eneste kunde like viktig, uansett størrelse på eiendommen eller antall leietakere, forteller Anne Elisabeth Thoresen, kontraktsforvalter i Columbi Forvaltning AS.

Kontraktsforvaltere med lang erfaring og solid kompetanse

Anne Elisabeth Thoresen og Kristin Berg er gründerne av Columbi Forvaltning AS. De to har bakgrunn innen eiendomsmegling og regnskapsføring, og til sammen over 35 års erfaring med kontraktsforvaltning.

–Vår kombinerte utdanning, bakgrunn og erfaring gir oss sterke fordeler som kontraktsforvaltere. Regnskapsføring, økonomi, fakturering, budsjettering, kontroll og andre administrative oppgaver, i tillegg til at eiendomsmeglerfaget gir oss faglig styrke innen eiendomsutvikling og juridisk metode, forklarer Berg.

 Samtidig er kommunikasjonsevner og god kundeservice viktige egenskaper.

 –Du blir etter hvert en god menneskekjenner. God kundeservice er viktig, og en del av vårt arbeid er å yte god service mot både leietakere, senterledere og eiere. Her jobber vi for at alle skal få raske tilbakemeldinger og svar innen rimelig tid. Med oss skal du aldri føle på at du kommer bak i køen fordi du er en liten aktør, sier Thoresen.

 Columbi Forvaltning AS er samarbeidspartner med Visma Property Solutions AS og benytter det digitale forvaltningssystemet Fenistra. De to har henholdsvis 10 og 25 års erfaring med forvaltningssystemet og kjenner alle moduler for kontraktsforvaltning svært godt.

 –Med Fenistra kan vi samle alle leiekontrakter for oppdragsgiver, og når som helst gjøre justeringer eller hente ut totalrapporter til eier, regnskapsfører eller revisor. Fakturering av husleie er automatisert og systemet kan ta høyde for indeksregulering av husleie, avregning av felleskostnader, justeringsregler og omsetningsleie, forklarer Berg.

 I tillegg kan kontrakter signeres, registreres og attesteres digitalt og det kan utarbeides omsetningsoppgaver, reguleringsbrev til leietakere og innrapportering av MVA-erklæring. Forvaltningssystemet er også integrert mot ledende økonomisystemer for rapportering til regnskap.

 –Vi kan bistå eiendomseiere ved uforutsette hendelser eller ferie hvis det raskt er behov for en vikar. Etter en kort introduksjon og oppdatering av eiendomsportefølje, kan vi logge oss på deres Fenistra-database og umiddelbart gå i produksjon, sier Thoresen.

 Columbi Forvaltning AS holder til i Moss, men kan med det digitale forvaltningssystemet jobbe med oppdragsgivere over hele landet. Under følger en oversikt med noen av temaene de kan hjelpe deg med, som har stor betydning for din forretning og lønnsomhet:

 

·        Fenistra

·        Kontraktsforvaltning

·        Eiendomsforvaltning

·        Husleie og fakturering

·        Indeksregulering av husleie

·        Justeringsregler

·        MVA-erklæring

·        Avregning felleskostnader

·        Omsetningsoppgave

·        Omsetningsportal

 

Fenistra – forenkler forvaltning av eiendom

Fenistra er i dag en del av Visma Property Solutions AS og er et markedsledende forvaltningssystem for eiendom i Skandinavia. Systemet automatiserer, digitaliserer og forenkler kompliserte prosesser innen eiendomsforvaltning.

–Det at vi er en samarbeidspartner med Visma Property Solutions AS er en garanti for vår kompetanse til kundene. Vi kan logge på portalen til en kunde som allerede benytter Fenistra, eller vi kan gi kunden tilgang til programvaren gjennom oss, forteller Berg.

Columbi Forvaltning AS har jobbet med Fenistra i over 25 år og kan programmet til fingerspissene. Systemet varsler og håndterer forvaltningsmessige aktiviteter i leieperioden, og sørger for at alle forpliktelser i leiekontrakten blir fulgt opp.

 

Hva er kontraktsforvaltning?

Kontraktsforvaltning handler i korte trekk om å følge opp forpliktelsene som er avtalefestet til leietaker i leiekontrakten. Sentralt er husleie, der forpliktelsene avhenger av leietaker og type eiendom.

Det er likevel flere faktorer som kan påvirke forpliktelsene avtalt i leiekontrakten, for eksempel prisutvikling i markedet eller investeringer og kostnader/utgifter for eiendomseier.

–Med mange leietakere og tilsvarende antall leiekontrakter kan det være utfordrende å ha full oversikt og følge opp hvert eneste punkt i leiekontrakten. Det er imidlertid helt avgjørende for lønnsomheten til eiendomsbesitter å gjøre akkurat det, sier Thoresen.

Det er også dette kontraktsforvaltning handler om og det en kontraktsforvalter gjør– sørger for at alle forpliktelser i leiekontraktene blir fulgt opp.

 

Eiendomsforvaltning – hva er forskjellen?

I motsetning til kontraktsforvaltning, beveger eiendomsforvaltning seg over mot eiendomsdrift. Det vil si drift og vedlikehold av eiendommen og bygget – inne og ute.

–Driftsforvaltning og inngåelse av løpende avtaler/kontrakter med leverandører innen vaktmester-tjenester, renhold, vedlikehold av heiser, rulletrapper og lignende er som oftest noe gårdeier gjør selv, forklarer Berg.

Columbi Forvaltning er spesialister innen kontraktsforvaltning, og oppfølging av leiekontrakter for eiendomsbesittere.

Husleie og fakturering

Husleie og fakturering er kjernen i kontraktsforvaltning. Det er inntekten til utleier og skal blant annet dekke kostnader og vedlikehold av eiendommen.

 Type husleie avhenger av leietaker og eiendom. En leietaker i en privat bolig har som oftest en avtale med et fast månedlig beløp. For en leietaker av et butikklokale eller i et kjøpesenter, kan husleie betales månedlig, kvartalsvis eller årlig.

–Husleien kan være avtalt som et fast beløp, eller den kan beregnes basert på butikkens omsetning. Noen har også såkalt trappetrinnleie. Da betaler leietaker et lavere beløp i begynnelsen, med en avtale om at den skal økes etter hvert, forteller Berg.

I Fenistra vil Columbi Forvaltning enkelt kunne holde oversikt over alle leiekontrakter, beregne husleie, justere for konsumprisindeks, avregne og justere akontobeløp og felleskostnader, samt sende ut faktura til leietaker med reguleringsbrev eller andre beskjeder.

 

Indeksregulering av husleie

Husleien til leietaker tar utgangspunkt i nåverdi på avtaletidspunktet. I løpet av året vil imidlertid prisutviklingen endre seg. Indeksregulering av husleie vil si å ta høyde for dette.  

 –Indeksregulering av husleie vil si at du justerer husleien etter prisutvikling. Reguleringen tar utgangspunkt i konsumprisindeksen og gjøres normalt 1. januar hvert år, sier Thoresen.

I Fenistra blir konsumprisindeksen automatisk innlest fra Statistisk Sentralbyrå hver måned. Det sikrer at den årlige indeksreguleringen av husleien alltid blir justert korrekt.

–Uten et godt system blir det ofte feil. Vi har mange ganger sett at indeksregulering av husleie er blitt glemt eller gjort feil i mange år når vi har tatt over forvaltningen av leiekontraktene på en eiendom. Som gårdeier går du da glipp av store beløp i tapte leieinntekter.

 Ett eksempel: En leiekontrakt på én million kroner, hvor indeksregulering utelates over en periode på 8 år, kan føre til tap av leieinntekter på cirka 230.000, gitt prisutviklingen siden 2015 og frem til 1. januar 2022. Tilsvarende feil i en kontraktsportefølje av litt størrelse kan derfor føre til betydelige beløp i tapte leieinntekter.

Når husleien er indeksregulert vil det automatisk opprettes et reguleringsbrev til leietaker sammen med fakturaen, som forklarer hvordan og hvor mye husleien er justert.

Justeringsregler for nybygg, påbygg og tilbygg

Justeringsreglene er tilknyttet anskaffelser på fast eiendom, i form av nybygg, påbygg og tilbygg, samt ombygging av eksisterende eiendom. Reglene ble innført 1. januar 2008.

–Justeringsreglene kan gi utleier rett til mer fradrag enn det som var tilfellet da merverdiavgiften ble pådratt, men kan også føre til at utleier må tilbakebetale deler av eller hele den inngående avgiften som tidligere er fradragsført, forklarer Thoresen.

 Justeringsreglene gjelder også ved bytte av leietakere med forskjellig avgiftsmessig grunnlag. For eksempel hvis en avgiftspliktig leietaker (skobutikk) flytter ut fra lokalene og en avgiftsfri leietaker (lege) flytter inn, så vil dette kunne føre til en ulempe/nedjustering for utleier, gitt at opprinnelig leietaker i lokalet var avgiftspliktig.

 –Justeringsreglene er komplekse. I Fenistra har vi en egen justeringsmodul som sørger for korrekt behandling av alle byggetiltak på eiendommen, sier hun.

 

MVA-erklæring

Utleie av fast eiendom er unntatt avgiftsplikten, som betyr at husleie ikke faktureres med merverdiavgift. Som utleier kan det å fakturere med merverdiavgift likevel være kostnadsbesparende. Hvordan er beskrevet nærmere i merverdiavgiftsloven §2-3-2.

–Utleier kan søke om å bli frivillig registrert i avgiftsmanntallet for utleie av bygg og anlegg og da beregne utgående merverdiavgift på leievederlag. Utleier vil da ha tilsvarende fradragsrett for inngående merverdiavgift på kostnader til oppføring og drift av fast eiendom som omfattes av den frivillige registreringen, sier Thoresen.

 Utleier kan kun tillegge merverdiavgift på husleie til leietakere som driver avgiftspliktig i de utleide lokalene og plikter derfor årlig å innhente MVA-erklæring fra alle sine leietakere.

–Her benytter vi en egen portal i Fenistra som utarbeider en e-post til leietaker med påloggings-informasjon til portalen. I portalen svarer leietaker på om lokalet er til eget bruk eller fremleie, MVA-status, endringer i avgiftsmessig bruk det siste regnskapsåret og investering i lokalene.

 Manuelt er innhenting av MVA-erklæringer en tidkrevende oppgave. Med Fenistra vil alle besvarelser fra leietakerne være samlet i portalen og det er enkelt å hente ut rapporter til utleier eller revisor ved behov, også tilbake i tid.

 

Avregning felleskostnader

Felleskostnader skal dekke faktiske, påløpte kostnader for eiendommen. Eiendommens regnskapsførte kostnader sammenlignes mot leietakernes reelle innbetalinger. Felleskostnadene skal «regnes hjem», eller avregnes.

 Det finnes ikke noen rettslig definisjon av hva som er felleskostnader for utleie. Leiekontrakten bør derfor gi en overordnet beskrivelse av hva som skal anses som gårdeiers kostnader, leietakers kostnader og hva som er og kan bli felleskostnader, samt hvordan fordelingsnøkkelen skal være mellom byggets leietakere.

 –Avregning av felleskostnader er en oppgave som er komplisert å gjøre manuelt, og en oppgave mange av våre oppdragsgivere tidligere har gruet seg til, sier Berg.

 –Det er kontraktfestet at felleskostnadene skal avregnes årlig, så det må gjøres. I Fenistra benytter vi en modul som kan tilpasses en hvilken som helst eiendom – antall leietakere, størrelse på lokalene og fordelingsnøkkel, ledige lokaler og kostnader/vedlikehold knyttet til enkelte deler av bygget.

 

Omsetningsoppgave

Hvis du som eiendomseier har leietakere med omsetningsbasert husleie, markedsføringsbidrag og felleskostnader, skal det årlig gjennomføres en avregning for å sikre at den reelle omsetningen til leietakeren og fakturert husleie samsvarer.

–En omsetningsoppgave viser leietakerens omsetning foregående år, og gjør det mulig for oss å oppdage eventuelle avvik mellom utfakturerte beløp til leietaker og deres faktiske omsetning, forklarer Thoresen.

 –I vårt forvaltningssystem sender vi ut en forespørsel om revisorbekreftet omsetningsoppgave til alle leietakere med omsetningsbasert leie. Da får leietakeren frist til å besvare, og eventuelt purring ved behov.

Når omsetningsoppgaven fra leietaker er mottatt vil systemet automatisk generere et avregningsbrev til leietaker med en faktura/kreditnota for avvik. Her vil systemet også kunne ta hensyn til trappetrinnleie, rabatter eller lignende.

 

Omsetningsportal

En omsetningsportal gjør det enkelt for en butikksjef å registrere daglig omsetning og enkelt for en senterleder/gårdeier å utarbeide ukentlige, månedlige eller årlige rapporter med omsetningsutvikling per butikk, bransje eller bransjegruppe.

–Innrapportert omsetning fra hver av butikkene hentes automatisk inn i avregningsmodulen for omsetningsleie. Slik kan vi følge med på om innrapportert omsetning fra butikkene gjennom året samsvarer med faktisk omsetning, sier Thoresen.

 

Bli kjent med Anne Elisabeth Thoresen

Anne Elisabeth har 25 års erfaring som kontraktsforvalter. Hun har forvaltet kontraktsporteføljer for kjøpesentre, boliger, kontorlokaler og logistikkeiendom for flere av Nordens ledende eiendomsbesittere.

Hun har også erfaring fra kontraktsforvaltning for kjøpesentre i Sverige, samt fra kredittforetak. Hun har tidligere jobbet som regnskapsfører og kontraktsforvalter hos blant annet Steen & Strøm, KLP Eiendom og var tidligere fagansvarlig for kontraktsforvaltningen for Sektorgruppen/CityconNorway.

Anne Elisabeth kommer fra en stilling som fagansvarlig kontraktsforvalter hos Colliers Råd & Bokføring AS. Utdannet bedriftsøkonom fra Handelshøyskolen BI.

Anne Elisabeth Thoresen

Bli kjent med Kristin Berg

Kristin har over 10 års erfaring som kontraktsforvalter. Hun har forvaltet kontraktsporteføljer for kjøpesentre, boliger, kontorlokaler og logistikkeiendom for flere av Nordens ledende eiendomsbesittere, blant annet Schage Eiendom og Salto Eiendom.

Kristin har tidligere jobbet som autorisert eiendomsmegler hos Exact Eiendomsmeglere, regnskapsfører hos Eurofins Norge, og som kontraktsforvalter ved Coop Norge Eiendom AS og Colliers Råd & Bokføring AS. Utdannet eiendomsmegler og bedriftsøkonom fra Handelshøyskolen BI.

Kristin Berg